Kho hàng

Kho hàng là gì?

Kho hàng là công trình hoặc khu vực được tổ chức để tiếp nhận, lưu giữ, bảo quản và xuất hàng hóa. Hàng trong kho có thể là nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm hoặc thành phẩm, tùy vị trí của kho trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Trong logistics, kho là điểm kết nối giữa vận chuyển, quản lý tồn kho và phân phối. Tại đây, hàng được kiểm nhận, bố trí vị trí lưu trữ, theo dõi số lượng và chuẩn bị cho lần sử dụng hoặc giao tiếp theo. Vì vậy, chức năng của kho không dừng ở việc cung cấp chỗ chứa hàng.

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất có thể dùng kho để giữ nguyên liệu trước khi đưa vào dây chuyền, còn nhà bán lẻ dùng kho để tập kết sản phẩm trước khi chuyển tới cửa hàng hoặc giao cho khách. Hai kho cùng làm nhiệm vụ lưu giữ nhưng phục vụ những công đoạn khác nhau.

Kho cũng không nhất thiết là một tòa nhà kín với nhiều tầng kệ. Tùy đặc điểm hàng hóa và cách khai thác, nơi lưu giữ có thể là nhà kho, kho chuyên dụng hoặc khu vực bãi được tổ chức phù hợp.

Vai trò của kho hàng trong logistics

Kho hàng giúp điều hòa dòng hàng khi thời điểm cung ứng, sản xuất và tiêu thụ không trùng nhau. Doanh nghiệp có thể tiếp nhận hàng trước, bảo quản trong một khoảng thời gian rồi cấp phát hoặc giao theo nhu cầu thực tế.

Các vai trò chính gồm:

• Dự trữ hàng hóa: duy trì lượng nguyên liệu hoặc sản phẩm sẵn có để phục vụ sản xuất, bán hàng và những đợt nhu cầu tăng.
• Bảo quản hàng: bố trí điều kiện lưu giữ phù hợp với đặc tính sản phẩm, hạn chế ảnh hưởng từ môi trường và quá trình xếp dỡ.
• Tập kết và chia hàng: nhận các lô từ nhiều nguồn, gom theo điểm đến hoặc chia thành những lô nhỏ để phân phối.
• Hỗ trợ xử lý đơn hàng: lấy hàng, kiểm đếm, đóng gói và bàn giao theo yêu cầu của từng đơn.
• Kiểm soát tồn kho: ghi nhận hàng nhập, xuất và vị trí lưu trữ để hỗ trợ kiểm kê, bổ sung hàng và phát hiện chênh lệch.

Mức độ thực hiện từng vai trò phụ thuộc vào mô hình kho. Kho dự trữ tập trung vào sức chứa và bảo quản; kho xử lý đơn hàng chú trọng khả năng lấy đúng sản phẩm và chuẩn bị đơn; điểm trung chuyển ưu tiên việc tiếp nhận và chuyển tiếp.

Các loại kho hàng trong logistics

Không có một danh sách duy nhất áp dụng cho mọi kho hàng. Cách phân loại sẽ khác nhau tùy câu hỏi đang xét: kho phục vụ công đoạn nào, chứa loại hàng gì, ai khai thác và sử dụng công nghệ ở mức nào. Các nhóm dưới đây là những cách phân loại thường gặp, không phải những loại kho loại trừ lẫn nhau.

Phân loại theo chức năng trong dòng hàng

Kho nguyên liệu và vật tư lưu giữ đầu vào phục vụ sản xuất, chẳng hạn nguyên liệu chính, linh kiện, bao bì hoặc vật tư phụ. Hoạt động xuất kho thường gắn với kế hoạch cấp phát cho bộ phận sản xuất.

Kho bán thành phẩm chứa sản phẩm đang ở giữa các công đoạn, chưa hoàn tất để đưa ra thị trường. Kho này giúp tổ chức việc tiếp nhận và cấp chuyển bán thành phẩm giữa các bước sản xuất khi cần có thời gian chờ.

Kho thành phẩm lưu giữ sản phẩm đã hoàn tất quá trình sản xuất, chờ giao cho khách hàng, nhà phân phối hoặc chuyển tới điểm bán. Việc quản lý có thể cần theo dõi mã hàng, lô sản xuất và hạn sử dụng tùy sản phẩm.

Kho phân phối tập trung vào việc nhận hàng, chia hàng và cung ứng cho mạng lưới cửa hàng, đại lý hoặc khách hàng trong khu vực. Bên cạnh lưu trữ, kho thường tổ chức soạn hàng và chuẩn bị các chuyến giao theo điểm đến.

Kho xử lý đơn hàng, thường được nhắc đến trong mô hình fulfillment, phục vụ việc lấy sản phẩm theo từng đơn, kiểm tra, đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Trong thương mại điện tử, một đơn có thể gồm nhiều mã hàng với số lượng nhỏ, nên cách tổ chức lấy và đóng gói hàng có vai trò rõ rệt.

Kho trung chuyển tiếp nhận hàng để phân loại, gom chuyến hoặc chuyển tiếp sang chặng vận chuyển khác. Với phương thức cross-docking, hàng từ khu vực nhận được điều phối sang khu vực xuất, hạn chế đưa vào vị trí lưu trữ dài ngày. Kho trung chuyển và cross-docking có liên quan, nhưng không phải mọi kho trung chuyển đều chỉ vận hành theo phương thức này.

Kho hàng trả về dùng để tiếp nhận, kiểm tra và phân loại sản phẩm được hoàn trả. Sau kiểm tra, hàng có thể được đưa lại vào tồn kho, chuyển sửa chữa hoặc xử lý theo tình trạng và chính sách của doanh nghiệp.

Phân loại theo điều kiện bảo quản và đặc tính hàng hóa

Kho thường, còn gọi là kho khô trong nhiều hoạt động logistics, dùng cho hàng không yêu cầu duy trì môi trường lạnh chuyên biệt. Đây vẫn là không gian cần điều kiện lưu giữ phù hợp; tên gọi “kho khô” không có nghĩa mọi loại hàng đều có thể xếp chung hoặc bỏ qua việc kiểm soát độ ẩm.

Kho mát và kho đông lạnh phục vụ hàng cần bảo quản ở điều kiện nhiệt độ phù hợp. Kho mát dùng cho hàng cần làm mát; kho đông lạnh dùng cho hàng cần duy trì trạng thái đông lạnh. Không nên áp dụng một mức nhiệt chung cho mọi sản phẩm vì yêu cầu còn phụ thuộc vào loại hàng và hướng dẫn bảo quản.

Kho kiểm soát độ ẩm dành cho hàng nhạy với hơi ẩm, chẳng hạn một số linh kiện hoặc vật liệu dễ hút ẩm. Việc kiểm soát độ ẩm là một đặc điểm vận hành riêng và có thể kết hợp với kiểm soát nhiệt độ nếu hàng cần cả hai.

Kho chuyên dụng được tổ chức cho một nhóm hàng có đặc tính riêng, ví dụ hàng rời, chất lỏng hoặc hàng có kích thước đặc biệt. Cấu trúc lưu chứa, thiết bị và cách vận hành phải phù hợp với hàng thực tế; không thể suy ra khả năng chứa chỉ từ diện tích kho.

Phân loại theo hình thức khai thác

Kho tự vận hành là kho do doanh nghiệp tổ chức quản lý để phục vụ hoạt động của mình. Mặt bằng có thể thuộc sở hữu của doanh nghiệp hoặc được thuê; việc tự vận hành không đồng nghĩa với sở hữu nhà kho.

Kho dịch vụ dùng chung tiếp nhận hàng của nhiều khách hàng trong cùng một cơ sở. Phần không gian, hàng hóa và dịch vụ của từng khách cần được quản lý riêng theo thỏa thuận khai thác.

Kho dịch vụ dành riêng được nhà cung cấp bố trí và vận hành cho một khách hàng theo phạm vi hợp đồng. Doanh nghiệp có thể thuê ngoài nhân sự và hoạt động kho nhưng vẫn sử dụng một khu vực hoặc cơ sở dành riêng.

Cần phân biệt thuê mặt bằng kho với thuê dịch vụ kho. Thuê mặt bằng chủ yếu đáp ứng nhu cầu về không gian; dịch vụ kho có thể bao gồm tiếp nhận, bảo quản, quản lý tồn và xuất hàng, tùy hợp đồng.

Phân loại gắn với hoạt động hải quan

Kho ngoại quan là một loại hình kho, bãi gắn với lưu giữ hàng trong hoạt động xuất nhập khẩu và chịu sự quản lý hải quan. Điểm phân biệt nằm ở chế độ quản lý đối với hàng hóa và hoạt động của kho, không nằm ở việc kho có lớn hay nằm gần cảng hay không.

Địa điểm thu gom hàng lẻ, thường gọi là CFS, phục vụ việc thu gom, chia tách hàng lẻ liên quan đến vận tải container. Trong thực tế, tên gọi “kho CFS” được sử dụng phổ biến, nhưng cần hiểu đây là địa điểm có chức năng riêng, không phải tên thay thế cho mọi kho xuất nhập khẩu.

Không nên gọi tất cả nơi chứa hàng xuất khẩu hoặc hàng nhập khẩu là kho ngoại quan. Khi nhận diện nhóm kho này, cần xem đúng loại hình hoạt động và phạm vi quản lý, thay vì chỉ nhìn nguồn gốc của hàng đang chứa.

Phân loại theo mức độ ứng dụng công nghệ

Kho vận hành chủ yếu bằng thao tác thủ công dựa nhiều vào nhân sự trong các việc di chuyển, lấy hàng và ghi nhận thông tin. Kho có cơ giới hóa sử dụng thiết bị như xe nâng, xe đẩy hoặc băng tải để hỗ trợ những công việc phù hợp.

Kho có tự động hóa ứng dụng thiết bị và hệ thống điều khiển để tự thực hiện một phần hoạt động, chẳng hạn đưa hàng vào vị trí lưu trữ hoặc di chuyển hàng giữa các khu vực. Mức độ tự động hóa có thể khác nhau giữa các công đoạn trong cùng một kho.

Phần mềm quản lý kho hỗ trợ quản lý dữ liệu, nhưng việc có phần mềm không đồng nghĩa toàn bộ hoạt động vật lý đã được tự động hóa. Vì vậy, khi nhắc đến “kho thông minh”, nên làm rõ chức năng hoặc công nghệ cụ thể đang được sử dụng.

Những khu vực và thiết bị thường có trong kho hàng

Một kho thường được bố trí theo dòng di chuyển từ tiếp nhận đến xuất hàng. Các khu vực có thể gồm nơi nhận và kiểm hàng, khu lưu trữ, khu lấy hàng, khu đóng gói và nơi tập kết chờ xuất. Kho có xử lý hàng trả về còn cần khu vực tiếp nhận và phân loại phù hợp.

Các khu này không nhất thiết là những phòng tách biệt. Tùy quy mô và nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể phân định bằng vị trí, lối đi hoặc cách tổ chức công việc để dòng hàng được nhận biết rõ.

Thiết bị và vật tư trong kho thường được chia theo nhiệm vụ:

• Lưu chứa và sắp xếp: giá kệ, pallet, thùng chứa hoặc các phương tiện chứa hàng phù hợp với kích thước và cách lấy hàng.
• Di chuyển và xếp dỡ: xe nâng tay, xe nâng điện, xe đẩy hàng hoặc băng tải, tùy loại kiện và phạm vi công việc.
• Đóng gói và chuẩn bị xuất: thùng carton, màng quấn, băng keo, dây đai và vật liệu chèn lót phù hợp với kiện hàng.
• Nhận diện và quản lý: nhãn vị trí, mã hàng, thiết bị đọc mã và phần mềm quản lý tùy mức độ tổ chức của kho.

Không phải kho nào cũng cần toàn bộ các nhóm trên. Kho chứa hàng rời có cách lưu giữ khác kho thùng carton; kho xử lý nhiều đơn lẻ có cách bố trí khác kho xuất nguyên pallet. Thiết bị cần phục vụ đặc điểm hàng và nghiệp vụ, thay vì được xem là yếu tố quyết định tên loại kho.

Cách nhận diện đúng loại kho hàng

Để xác định một kho thuộc nhóm nào, nên lần lượt trả lời các câu hỏi sau:

1. Kho phục vụ công đoạn nào: cấp nguyên liệu, giữ thành phẩm, phân phối, xử lý đơn hay trung chuyển?
2. Hàng cần điều kiện gì: bảo quản thường, làm mát, đông lạnh, kiểm soát độ ẩm hay lưu chứa chuyên dụng?
3. Ai vận hành và phục vụ ai: doanh nghiệp tự tổ chức, nhà cung cấp phục vụ nhiều khách hay vận hành riêng cho một khách?
4. Kho có thuộc loại hình gắn với quản lý hải quan hay không?
5. Những công đoạn nào đang được thực hiện thủ công, cơ giới hóa hoặc tự động hóa?

Ví dụ, một cơ sở do nhà cung cấp dịch vụ vận hành cho nhiều doanh nghiệp thực phẩm, có khu bảo quản lạnh và tổ chức chia hàng giao tới cửa hàng, có thể đồng thời được mô tả là kho dịch vụ dùng chung, kho lạnh và kho phân phối. Ba tên gọi phản ánh ba tiêu chí, không tạo thành ba cơ sở khác nhau.

Cách đọc này cũng giúp phân biệt kho hàng với các khái niệm gần nghĩa. Trung tâm phân phối nhấn mạnh nhiệm vụ điều phối hàng ra mạng lưới nhận; trung tâm fulfillment nhấn mạnh việc hoàn tất đơn hàng; còn trung tâm logistics có thể bao gồm kho cùng những hoạt động như vận tải và giao nhận. Phạm vi hoạt động thực tế cần được xem xét cùng với tên gọi.

Hiểu loại kho từ hàng hóa và nhiệm vụ vận hành

Kho hàng là nơi tổ chức tiếp nhận, lưu giữ, bảo quản và xuất hàng trong chuỗi logistics. Khi phân biệt các loại kho, cần tách rõ tiêu chí đang xét để hiểu đúng chức năng và đặc điểm của từng cơ sở. Từ đó, bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về cách bố trí, thiết bị hoặc quản lý phù hợp với chính loại hàng và nhiệm vụ của kho.